Webinar perusahaan memerlukan rundown dan pembagian peran yang jelas agar host, materi, Q&A, dan kebutuhan teknis memiliki penanggung jawab. Kerangka ini dapat digunakan untuk webinar daring maupun acara hybrid.
Untuk acara dengan kebutuhan produksi onsite dan streaming, kebutuhan teknis perlu dibahas berdasarkan format, lokasi, peserta, dan alur acara. Produksi onsite dapat dibahas melalui layanan event organizer Momenara.
Tetapkan peran webinar sesuai format acara
- Host. Membuka, menutup, dan menjaga alur komunikasi peserta.
- Operator. Menangani platform, share materi, rekaman, atau fitur lain yang dipakai.
- Moderator Q&A. Menyaring pertanyaan dan meneruskannya sesuai alur sesi.
- PIC materi. Menyiapkan file final, memastikan keterbacaan, dan mengonfirmasi materi yang dipakai.
Pembagian peran dapat disesuaikan dengan kompleksitas acara, platform, peserta, kebutuhan rekaman, dan risiko teknis. Catat jalur moderasi Q&A, eskalasi isu peserta, serta kontak teknis dalam rundown.
Susun rundown dan technical rehearsal webinar
Gunakan panduan rundown acara untuk menyamakan urutan sesi, PIC, dan titik technical rehearsal.
- Tulis urutan pembukaan, materi, Q&A, penutup, dan CTA sesuai durasi yang disepakati.
- Jelaskan aturan peserta, termasuk penggunaan mic, chat atau Q&A, rekaman, serta distribusi materi.
- Lakukan technical rehearsal dengan akun, perangkat, materi, dan jaringan yang direncanakan untuk siaran.
- Uji share materi dan video, rekaman, audio, kontak operator, serta alternatif file bila diperlukan.
- Catat keputusan tentang penyimpanan dan distribusi rekaman, termasuk persetujuan yang relevan.
Rencanakan kebutuhan produksi untuk webinar hybrid
Webinar hybrid dapat memerlukan kamera, pencahayaan, audio, layar, operator, dan denah onsite. Tinjau titik kamera, cahaya, jalur kabel, kebijakan venue, koneksi yang tersedia, serta rencana cadangan berdasarkan kondisi pelaksanaan. Untuk hybrid, layanan event organizer dapat menjadi konteks untuk pembahasan produksi onsite.
- Siapkan alur Q&A bagi peserta online dan onsite, termasuk moderator serta pengelolaan mic.
- Samakan materi yang dilihat peserta onsite dan online melalui pengecekan teknis sebelum acara.
- Pisahkan perhitungan registrasi onsite dan online sesuai kebutuhan acara.
- Atur prioritas pertanyaan dan waktu Q&A agar sesuai dengan rundown.
Gunakan checklist PIC sebelum webinar live
- File final berada di satu folder, memiliki nama jelas, dan sudah diuji share.
- Host, operator, moderator, dan PIC memahami waktu masuk serta perannya.
- Cadangan koneksi dan alternatif file tersedia bila diperlukan.
- Penanganan rekaman, persetujuan, penyimpanan file, dan akses distribusi sudah jelas.
- Nama tamu dan informasi penyebutan sudah dikonfirmasi.
- CTA penutup dipilih sesuai tujuan acara.
- Konfirmasikan persetujuan rekaman, penyimpanan/distribusi, dan kebutuhan aksesibilitas sesuai kebijakan organisasi, platform, dan ketentuan yang berlaku.
Jika webinar mencakup games, pilih format yang sesuai dengan koneksi serta kenyamanan peserta. Ide games onsite dapat dilihat pada ide games untuk acara kantor.
Bandingkan kebutuhan tim internal dan kru produksi
| Kondisi acara | Tim internal dapat menangani bila | Kru produksi dapat dipertimbangkan bila |
|---|---|---|
| Webinar daring sederhana | Peran, materi, platform, dan alur teknis dapat ditangani oleh PIC yang tersedia. | Tim memerlukan dukungan operator, moderasi, atau rehearsal tambahan. |
| Acara hybrid | Ruang, perangkat, audio, visual, dan streaming dapat dikoordinasikan sesuai kebutuhan. | Format memerlukan penataan kamera, audio, pencahayaan, layar, atau koordinasi onsite yang lebih kompleks. |
| Rekaman dan distribusi | Persetujuan, penyimpanan, dan akses file sudah memiliki PIC yang jelas. | Proses rekaman atau distribusi memerlukan pembagian peran dan dukungan teknis tambahan. |
Untuk kebutuhan produksi, kirim brief berisi tanggal, durasi, format online atau hybrid, lokasi bila ada onsite, perkiraan peserta, serta kebutuhan rekaman atau tamu eksternal. Untuk koordinasi awal, hubungi kantor pusat Samarinda.
Capacity building melalui webinar tetap perlu output yang dapat diperiksa; lihat juga artikel capacity building karyawan.
Artikel terkait
- Sewa Sound System Event Samarinda
- Apa Itu Event Organizer? Peran, Jenis Layanan & Cara Memilih EO yang Tepat
Untuk kebutuhan acara, lihat Jasa Event Organizer Momenara atau hubungi kantor pusat Samarinda.
FAQ webinar perusahaan
- Peran apa saja yang perlu disiapkan untuk webinar? Peran dapat mencakup host, operator, moderator Q&A, dan PIC materi; pembagiannya menyesuaikan kompleksitas acara.
- Apa yang perlu ada dalam rundown webinar? Catat urutan sesi, waktu, PIC, aturan peserta, dan CTA penutup.
- Kapan webinar dapat mempertimbangkan kru produksi? Pertimbangkan kebutuhan tersebut saat format, teknis hybrid, pembicara, rekaman, atau koordinasi onsite memerlukan dukungan tambahan.
- Apa yang perlu dicek sebelum webinar live? Periksa file, akses, pembagian peran, rencana cadangan, rekaman, dan CTA.
